CFE Inbox es un componente opcional de GCI WEB que facilita el registro de los comprobantes fiscales electrónicos recibidos por la empresa.

Ventajas de CFE InBox

1. Facilita el registro de las facturas recibidas.
2. Evita errores en el registro de las facturas.
3. Asegura que todas las facturas sean registradas
4. Notifica automáticamente su aceptación o rechazo

¿Cómo Funciona?

CFE Inbox muestra los CFE recibidos en una bandeja de entrada. Junto a los datos del CFE (fecha, número, emisor, moneda, importe) muestra la información relacionada al emisor existente en GCI: código de cuenta, órdenes de compra pendientes, etc.

Si hay una única orden de compra por el mismo importe de la factura, el registro es prácticamente automático. Si el proveedor tiene más de una orden de compra, el sistema sugiere la que tiene el mismo importe.

En los casos en que hay diferencia entre la factura y la orden de compra se deberá revisar el motivo de la discrepancia (entrega parcial, diferencia en los precios) antes de registrar o rechazar la factura.

En los casos de facturas sin orden de compra, permite asociar los artículos del emisor a los artículos del catálogo de la empresa y recuerda esa asociación facilitando el registro de nuevas facturas del proveedor.

Si el comprobante se ingresa directamente en GCI por los procedimientos habituales, de todos modos, se comprobará el cuadre de los importes y se notificará la aceptación como si se hubiera registrado desde el CFE Inbox.

En todos los casos envía automáticamente la notificación de aceptación o rechazo al emisor.

Permite consultar los CFE pendientes, los registrados y los rechazados. Permite ver la información detallada de cada CFE, así como la transacción y asiento contable generado a partir de este.

CFE Inbox se puede configurar para adecuarlo a los tipos de transacciones y procesos de negocio que maneje la empresa, siguiendo el flujo de trabajo definido para su aprobación.

Este componente está disponible a partir de la actualización 108 de la versión 4.3 de GCI WEB.

Se firma acuerdo con OPP e Intendencias para la provisión de un “Sistema de Información financiera” que dotará de mayor transparencia a la gestión de los gobiernos departamentales.

La nueva herramienta mejorará sustancialmente la forma en que se genera y procesa la información.

La Oficina de Planeamiento y Presupuesto mediante la ejecución del Programa de Desarrollo y Gestión Subnacional, tiene por objetivo mejorar la gestión y el desarrollo de los gobiernos departamentales del país. En particular, le interesa establecer criterios contables comunes en los GDs, que permitan obtener información consistente, comparable y homogénea, que contribuya al objetivo del Gobierno Nacional, de consolidación de la información financiera en el sector público.

Los requerimientos para el Sistema Financiero Contable – Compras serán provistos por el producto GCI que tiene una gran base de usuarios tanto en el ámbito privado como en el público entre los que se cuentan 10 gobiernos departamentales. El sistema GCI permitirá implementar tanto la Contabilidad Patrimonial como la Presupuestal de acuerdo a la normativa vigente en materia financiera y contable en nuestro país.

Hace ocho años, la firma Redpagos vio la imperiosa necesidad de incorporar un producto que facilitara la gestión ante el continuo crecimiento del negocio.

El Cr. Carlos Fernández, Gerente del Departamento de Administración y Finanzas y Pablo Correa, Sub Gerente General, explican por qué se decidieron por INSIS y cuáles han sido los mejores atributos del software GCI.

“Cuando llegué a la empresa vi la necesidad de estandarizar y dar soporte al crecimiento que se gestaba y que se proyectaba como mucho mayor para los siguientes años” destacó el Cr. Carlos Fernández. “En ese momento la empresa se manejaba con cuatro o cinco software diferentes. Se necesitaba un software que diera soporte a toda la operativa administrativa, financiera, contable y de gestión. En el año 2009 iniciamos un proceso de selección y nos decidimos por INSIS con su producto GCI. En abril de 2010 entró en producción”, señaló.

En cuanto a los motivos que llevaron a incorporarlo, Pablo Correa indicó que fueron “la cercanía del proveedor para darnos una respuesta rápida y un buen acompañamiento, y la relación costo/calidad que fue muy seductora”.

“La apuesta era ambiciosa para ambos. Redpagos tenía un horizonte de inmediato crecimiento. Ese objetivo lo simplificó el software GCI. Pasaron los años. Nosotros seguimos creciendo como esperábamos y el producto GCI acompañó dicho proceso de expansión”, recordó el Cr. Fernández. Y agregó: “cuando lo instalamos contábamos con 280 sub-agencias y un nivel de 2 millones de transacciones mensuales. Hoy son más de 400 y el movimiento es de 5 millones. Nunca tuvimos problemas de caídas del producto. Eso para la operativa de Redpagos es determinante”.

Por su parte, Pablo Correa hizo un rápido repaso de los momentos claves donde el producto GCI ha sido fundamental para apuntalar y consolidar el crecimiento de Redpagos: “el primero fue la implementación propia de GCI, luego la incorporación de la facturación electrónica y el último desafío es la implementación de la Tarjeta Midinero. El principal cambio para nosotros con la facturación electrónica fue que muchas transacciones que se hacían en los locales, se tenían que facturar en tiempo real, las 24 horas del día. Estamos hablando de unas 350 mil transacciones por mes que se debieron facturar en el local y para ello las interfaces entre nuestro sistema de Red y GCI debieron funcionar de forma óptima para que no se detuviera el sistema por ninguna razón. Fue un gran desafío que INSIS lo concretó con toda naturalidad”.

Tanto Carlos Fernández como Pablo Correa, coincidieron en cuanto a que la apuesta que se hizo por el producto GCI colmó todas las expectativas: “en estos grandes procesos quedaron de manifiesto tres conceptos que buscamos a la hora de incorporar el software hace ocho años: confiabilidad, escalabilidad y performance. Con la facturación electrónica se puso a prueba la escalabilidad y la performance del GCI porque los procesos que atendía el software hasta dicho momento no tenían vínculo con la operativa en mostrador. Entonces se multiplicaron exponencialmente las transacciones que iban directamente contra el GCI lo cual implicaba que cualquier distorsión allí afectaba directamente al servicio por los tiempos de respuesta que se requieren. La solución de INSIS fue lo suficientemente buena y confiable para escalar cuando lo necesitamos, para darnos los tiempos de respuesta que precisamos y para estar disponible. La disponibilidad es esencial en este negocio y eso implica que el producto sea estable. Otro tema sensible para nosotros es la integridad de los datos. Cuando integra varios sistemas, lo que está ahí tiene que reflejar la realidad. La herramienta tiene que permitir tener un control sobre ello. No es un tema para nada menor, cuando hay millones de transacciones es determinante”.

Por último, el Cr. Carlos Fernández se refirió a la seguridad en la información que proporciona el software GCI “La seguridad en el manejo de la información que nos asegura es clave. Redpagos tiene un sistema propio que gestiona las sub-agencias. Ese sistema es el que una vez por día recoge toda la información y se la proporciona al GCI en una operativa donde diariamente intervienen unas 1200 cajas que funcionan online”.