Un caso de Inteligencia Colectiva aplicada
En tiempos que, en las redes intelectuales no se pueden avanzar en más de dos o tres menciones sobre cualquier tema, sin que salte alguna mención a la Inteligencia Artificial, parece anacrónico ocupar este espacio hablando de la Inteligencia Colectiva[i], pero confíen en que vale la pena.
Lo que sigue a continuación es un relato más o menos ordenado de un proyecto – hoy día ya implementado – en el que la Inteligencia Colectiva fue la verdadera protagonista y conductora de su ejecución.
Por aquello de cuidarnos de la injusticia del olvido de nombres, que fueron sumandos importantes en el total final, no mencionaremos ninguno, nos tranquiliza saber que muchos que están leyendo esto se sentirán identificados.
En nuestra experiencia como consultores funcionales nos ha tocado siempre interpretar el rol del eje de la rueda de carro, atendiendo cada uno de los sectores de la empresa, recibiendo sus requerimientos y necesidades, ordenarlos, consolidarlos y negociarlos en orden al producto final a obtener. Sistemas que resuelvan todas esas necesidades siempre y cuando contribuyan a la solución general y no colidan entre ellos, en el necesario ambiente de oposición de intereses y controles cruzados que ningún ERP puede obviar.
Ordenadas las necesidades, las funcionalidades y los cambios a la masa madre – nuestro ERP el GCI – redactar la ERS y con ella ir a negociar nuevamente, esta vez con nuestro proveedor interno, Desarrollo, en representación del cliente.
Unos cuantos años atrás, implementando una de las primeras versiones de GCI en su versión web, convertido a GRP para resolver la contabilidad pública de los gobiernos departamentales, además de la contabilidad patrimonial, la polinización que normalmente hacemos, de tomar las mejoras prácticas que vamos aprendiendo del cliente anterior y llevarlas al cliente siguiente, surgió la natural curiosidad, e inquietud en las distintas administraciones al conocer otros criterios – y resultados en materia de observaciones del TCR – que se usaban a pocos kilómetros.
Así germinó la iniciativa de los pioneros y un objetivo ‘Tengamos criterios contables comunes’, estaba naciendo la Inteligencia Colectiva y dando sus primeros pasos.
Se fueron sumando voluntades de distintas intendencias y bajo el paraguas de OPP, que, en su rol de facilitador de ejecución de Programas de Desarrollo de la Gestión Municipal, tomaron la primera decisión, tener un ‘Plan de Cuentas Unificado’.
Al tiempo, consultoría externa mediante, que recorrió el país, se logró el primer objetivo.
Nos llega entonces el primer requerimiento, instalar en GCI el primer plan de cuentas unificado en cada intendencia que lo usaba. Eso demoró unos días y lo entregamos en los ambientes de Testing de los pilotos de prueba.
Fueron necesarios otros pocos días más, para comprobar que tener únicamente un clasificador de cuentas común no resolvía el problema de hablar el mismo lenguaje y lo más difícil, tener criterios comunes para obtener el producto final, la Rendición de Cuentas.
Entonces dieron el paso siguiente, ‘Tengamos un mismo sistema de gestión’, armaron la lista detallada de requerimientos funcionales y técnicos, buscaron la financiación y llamaron a una Licitación Pública.
Finalmente, y en consorcio con sistemas de Recaudaciones y de RRHH, fuimos los proveedores seleccionados.
La vieja rueda de carro, rápidamente se tuvo que convertir en un engranaje, donde seguíamos siendo el eje, pero ahora con varias ruedas distintas que deberían funcionar sincronizadas.
Lo primero que se necesitaba era una especificación clara del producto final, los informes de Rendición de Cuentas, que aportó el TCR, en una resolución que especificó el contenido de cada uno de los informes, los controles cruzados entre ellos y los criterios funcionales.
La primera cuestión por resolver por nuestro equipo de análisis integrado por Desarrollo y Consultoría fue como convertir una contabilidad de registros planos que, si bien hasta ese momento, resolvía dos contabilidades con distinto criterio, la patrimonial, (simplificando, criterio del devengado) y la presupuestal (simplificando, criterio de lo ejecutado).
Ahora tenía que resolver, no sólo el ‘qué’ sino también ‘el tipo’. Los informes de Rendición de Cuentas son en 2D, en el plano vertical se expresan categorías de cuentas contables y en el plano vertical se expresan tipos de operaciones (Saldos Iniciales, Recaudado, Pagado, Ajustado, etc.)
La primera conclusión de nuestro equipo de trabajo fue ‘Necesitamos una Contabilidad de Conceptos’. Si pasa tal cosa con tal rubro entonces es el concepto tal y ese concepto lo vamos a utilizar en el Informe tal de la Rendición.
Armamos un modelo de operaciones basada en conceptos y tratamos de reproducir todas las operaciones o transacciones que conocíamos hasta el momento se hacían en las intendencias, como se iban armando los conceptos y como se reflejarían en los distintos informes.
Lo presentamos a los líderes de proyecto de las intendencias participantes que a su vez lo llevaron a sus técnicos funcionales y luego de varias reuniones y presentaciones, intercambios y negociaciones, tuvimos nuestro primer modelo en una planilla electrónica.
En nuestra interna se tradujo en múltiples especificaciones y casos de usos, Desarrollo proveedor y Consultoría cliente.
Una vez que estuvimos convencidos, se implementó. Había nacido el SIFI. Se lo entregamos a los pilotos de prueba de las Intendencias y les dijimos ‘rómpanlo’.
Lo siguiente que tuvimos que resolver fue conversar con los sistemas de gestión externos, que como producto residual, suministran información contable.
Entonces utilizamos el criterio de conceptos nuevamente y le dijimos a los sistemas externos, vos encárgate de informarme tus conceptos que nosotros nos encargamos de convertirlo en materia contable, estábamos creando un traductor.
La historia de la implementación, el rigor de defender a ultranza el estándar contable y funcional del sistema, el ‘eso no se puede hacer así, pero te sugiero hacerlo de esta manera…’ da para contarlo en otro momento.
La conclusión es que, a la fecha, la Inteligencia Individual de catorce intendencias, dieciséis cuando finalice la implementación, OPP, los sistemas de Recaudaciones, de RRHH y humildemente la nuestra, se convirtieron en una Inteligencia Colectiva que hizo posible una implementación que parecía muy compleja.
Para este relator, la IA podrá ser una más de las inteligencias individuales, pero está muy lejos de sustituir la IC.
Autor
Javier Huertas
[i] La inteligencia colectiva es la capacidad intelectual que se manifiesta producto de la colaboración de varios individuos o comunidad, para abordar un problema en común. Es decir, consiste en la suma de varias inteligencias individuales para generar una conclusión de utilidad para todos los implicados.
