La implantación de un software de gestión puede generar una resistencia al cambio por parte de los empleados, el miedo, la desconfianza, o el temor a perder el puesto de trabajo son algunos de los factores que pueden explicar dicha resistencia.
Por eso, en muchos casos el software de gestión ERP es percibido con difidencia por parte de los usuarios, a lo largo de los años de trabajo me he encontrado con muchos perfiles de empleados, pero a mi entender los que se debe identificar y manejar correctamente para que la implantación sea exitosa son los siguientes:
Los NO naturales: Para ellos, las nuevas herramientas vienen a complicar. Si todo funciona, ¿para qué un nuevo sistema que venga a alterar? No importa que un informe se tarde cuatro días, siempre se ha hecho así.
El que no quiere que le agreguen más trabajo: Es cierto que la implantación requiere de un esfuerzo extra al trabajo del día a día, pero ese esfuerzo está orientado a recoger frutos a mediano-largo plazo, facilitar y optimizar el trabajo. Es vital hacerle notar que «el esfuerzo de hoy es el éxito de mañana»
Los que temen perder el trabajo: Este punto de vista hiere directamente las posibilidades de éxito del proyecto dado que el personal tratará, consciente o inconscientemente, de entorpecer el proyecto. En este sentido, es importante demostrar que es difícil que se eliminen puestos de trabajo, sino que se producirán reorganizaciones del personal para asignarles nuevas tareas de mayor valor que las actuales.
Los que imponen: Algunos usuarios consideran su labor en la empresa como uno de los pilares fundamentales. Su exclusión en la toma de decisión sobre la elección de la herramienta, así como de la toma de requerimientos, da como resultado una resistencia contra la solución y el proceso de implantación. Es fundamental trabajar con estos usuarios porque pueden hacer peligrar un proyecto.
Los individualistas: Usuarios que pretenden hacer prevalecer su interés individual por encima del interés general. Por ejemplo, aquel que quiere minimizar su tarea no completando determinados datos a un formulario que se debe ingresar en su departamento, que luego servirán para agilizar las tareas de otros departamentos. Es vital hacerle notar esto mismo, y que la implementación es en un conjunto y no solo para su sector.
Los menospreciadores: Hay usuarios que asocian el perfil del analista funcional como “informático”, esto hace que piensen que es alguien que no conoce su empresa y el negocio, el cual ellos sí dominan perfectamente. En ocasiones, desde las primeras «demos» de producto, pretenden dejarte en evidencia. Estos perfiles se reconocen rápidamente, incluso solo por su lenguaje no verbal.
Los que «ya se van»: Existen empleados próximos a su retiro con muchos años de experiencia, cuya resistencia está en que como «les queda poco» no les interesa. Es vital hacerle notar que dada su experiencia su aporte será de excelente calidad y muy bienvenido.
Los anti tecnológicos: Entre papeles y calculadores, no confían en nada que tenga que ver con tecnología, en general te vas a dar cuenta por la cantidad de papeles apilados en su escritorio. Cambiar el protocolo puede suponer toda una odisea en estos casos.
No hay un proceso comprobado para gestionar el cambio, pero hay algunas pautas básicas que pueden ayudar a una organización a crear un entorno más propicio para los cambios, basados en la amplia experiencia de implementaciones en Insis, comparto algunas estrategias para tratar de minimizar el impacto que podría llevar a provocar la resistencia, que en muchos casos podría ser el factor decisivo entre el éxito y el fracaso.
1. Formar un buen equipo de Trabajo: Un factor importante son los equipos de trabajo, debe estar formado por líderes de las distintas áreas, estos lograrán la participación de las personas que las integran, es vital el aporte de su visión y ayudará a «vender» el proyecto internamente. Periódicamente organizar reuniones de seguimiento y monitoreo, debe tener un líder definido que asegure la participación de todos los involucrados.
2. Concientizar: Demostrar a los empleados de la importancia del proyecto y de las ventajas que obtendrán gracias a su uso es otro de los pasos recomendados para evitar una actitud negativa, una buena idea es organizar un lanzamiento e inicio formal del proyecto. Esto brindará formalidad y fomentará la comunicación.
3. Comunicación: Compartir la información relevante haciendo hincapié en los beneficios, resolver miedos generando confianza y expectativas positivas.
4. Empatía: Conocer en profundidad como las personar perciben el cambio y comprender sus expectativas, preocupaciones y miedos.
5. Reconocimiento: Clave para animar el espíritu de cambio, es conveniente motivar a realizar el esfuerzo personal necesario para el cambio.
6. Capacitación: Es importante invertir tiempo y esfuerzo en capacitación para que el equipo se sienta seguro al manejar la nueva solución. En este punto es recomendable realizar muchas simulaciones con datos reales en la nueva solución.
En síntesis: La resistencia no es mala en sí misma, es una muestra de preocupación y miedo, para implementar el cambio hay que diagnosticar, accionar y controlar.
La base para lograr la cooperación radica en la comunicación, es necesario entrenar y formar para asegurarnos que la gente está preparada para los nuevos retos y no insegura por falta de información y preparación.
Cambiar es mejorar lo que ya existe y darle una nueva forma más competitiva. La resistencia al cambio no se vence, se trabaja.
